Fatura yazdırma, hesap ekstresi vb. Gibi çeşitli standart yazışma türleri mevcuttur. Özel yazışma türleri de oluşturulabilir.
Yazışmalar, belirli ticari işlem işleme sırasında veya önceden oluşturulmuş işlem kayıtları için daha sonraki bir aşamada oluşturulabilir.
Yazışmalar müşteriye / satıcıya e-posta ve faks gibi çeşitli biçimlerde gönderilebilir. Yazışma temelde SAP'den satıcıya / müşteriye vb. Gönderilen mektuplardır.
Yazışmalar, tek tek veya toplu olarak, geçici veya otomatik toplu iş yoluyla oluşturulabilir.
Bu eğitimde öğreneceksiniz-
- Yazışma türleri
- Yazışma Yapılandırmaları
- Yazışma Üretimi
- Yazışma Baskısı
- E-posta Yoluyla Yazışma
Yazışma türleri
Aşağıda, belirli bir özel form, program vb. Oluşturmak için kopyalanabilen çeşitli standart yazışma türlerinin örnek listesi verilmiştir.
| Yazışma Türü | Yazışma Açıklaması | Baskı Programı | Gerekli veriler | Örnek standart SAP Komut Dosyası Formu |
|---|---|---|---|---|
| SAP01 | Ödeme bildirimleri | RFKORD00 | Belge Numarası | F140_PAY_CONF_01 |
| SAP06 | Hesap ekstreleri | RFKORD10 | Hesap numarası ve tarih | F140_ACC_STAT_01 |
| SAP07 | Kambiyo faturası masrafları beyanları | RFKORD20 | Belge Numarası | F140_BILL_CHA_01 |
| SAP09 | Dahili belgeler | RFKORD30 | Belge Numarası | F140_INT_DOCU_01 |
| SAP10 | Bireysel harfler | RFKORD40 | Hesap numarası | F140_IND_TEXT_01 |
| SAP11 | Belge özetleri | RFKORD50 | Belge Numarası | F140_DOCU_EXC_01 |
| SAP13 | Müşteri beyanları | RFKORD11 | Müşteri numarası ve tarihi | F140_CUS_STAT_01 |
Yazışma Yapılandırmaları
SAP'de Yazışma Konfigürasyonu aşağıdaki aşağıdaki adımlarla gerçekleştirilebilir.
Adım 1) Yazışma Türünü Tanımlayın
Yol: - SPRO> Finansal Muhasebe (Yeni)> Alacak Hesapları ve Borç Hesapları> Müşteri Hesapları> Satır Öğeleri> Yazışmalar> Yazışma için Ayarları Yap ve Kontrol Et> Yazışma Türlerini Tanımla
İşlem Kodu: - OB77
Burada çeşitli SAP standart yazışma türleri mevcuttur. Ayrıca özel yazışma türlerinizi de oluşturabilirsiniz. Bir yazışma oluşturmak için hangi verilerin gerekli olduğunu belirtebilirsiniz, örneğin hesap ekstresi için, müşteri / satıcı ana bilgisinin hesap özeti için gerekli olduğunu belirtebilirsiniz. Ayrıca tarih parametrelerini ve tarih seçimi için görünecek metni de belirtebilirsiniz.
Adım 2) Programı Yazışma Türüne Atayın
Yol: -SPRO> Finansal Muhasebe (Yeni)> Alacak Hesapları ve Borç Hesapları> Müşteri Hesapları> Satır Öğeleri> Yazışmalar> Yazışmalar için Ayarları Yap ve Kontrol Et> Yazışma Türleri için Program Ata
İşlem Kodu: - OB78
Burada yazışma üreteci programını yazışma türüne bağlamanız gerekir. Farklı şirket kodları için farklı programlar da belirtebilirsiniz. (Ayrıca, programın çalıştırması için varsayılan değişkeni burada belirtebilirsiniz. Program için SE38 / SA38 işleminden böyle bir değişken oluşturabilirsiniz .)
Standart programın bir kopyası olarak kendi özel programınızı da oluşturabilir ve müşterinizin özel ihtiyacını karşılamak için uygun değişiklikler yapabilirsiniz.
Adım 3) Yazışma Türü için Çağrı İşlevlerini Belirleyin
Yol: -SPRO> Finansal Muhasebe (Yeni)> Alacak Hesapları ve Borç Hesapları> Müşteri Hesapları> Satır Öğeleri> Yazışmalar> Yazışma için Ayarları Yap ve Kontrol Et> Çağrı İşlevlerini Belirle
İşlem Kodu: - OB79
Burada, hangi zaman noktasında belirli yazışma tipini oluşturabileceğinizi belirtmeniz gerekir. Farklı şirket kodları için farklı bir ayar da belirtebilirsiniz. Mevcut çeşitli seçenekler şunlardır: -
- Belge girişi sırasında (örn. FB50, FB60, vb.)
- Ödemelerin gönderildiği sırada (örn. F-28, F-26, vb.)
- Belge görüntüleme veya değiştirme sırasında (örn. FB02, FB03, vb.)
- Hesap gösterimi sırasında (örn. FBL1N, FBL5N, vb.)
Adım 4) Yazışma Formunu Yazışma Baskı Programına Atayın
Yol: -SPRO> Finansal Muhasebe (Yeni)> Alacak Hesapları ve Borç Hesapları> Müşteri Hesapları> Satır Öğeleri Yazışmaları> Yazışma için Ayarları Yap ve Kontrol Et> Yazışma için Form Adlarını Tanımla Yazdır
İşlem Kodu: - OB96
Burada, yazışma yazdırma programı tarafından hangi form tanımının kullanılacağını belirtmeniz gerekir. Farklı şirket kodları için farklı bir ayar da belirtebilirsiniz. (SAP Komut Dosyası formu, çeşitli verilerin işlenmek üzere çıktı biçiminde düzenlendiği SE71 işlemi kullanılarak tanımlanır . Bu SAP Komut Dosyası formu, çıktıdaki düzeni tanımlar.)
Aynı şirket kodundaki farklı form kimlikleri için farklı formlar çağırabileceğiniz iki basamaklı form kimlikleri de kullanabilirsiniz.
Bu form kimliği, yazışma oluşturan yazdırma programının seçim ekranında verilebilir. Bir yazışma türü için aynı anda yalnızca bir form kimliği seçebilirsiniz. Farklı form kimliklerini tetikleyen birden çok yazışma türü oluşturabilirsiniz.
Adım 5) Yazışma için Gönderen Ayrıntılarını Tanımlayın
Yol: -SPRO> Finansal Muhasebe (Yeni)> Alacak Hesapları ve Borç Hesapları> Müşteri Hesapları> Satır Öğeleri> Yazışmalar> Yazışma için Ayarları Yap ve Kontrol Et> Yazışma Formu için Gönderen Ayrıntılarını Tanımla
İşlem Kodu: - OBB1
Burada üstbilgi, altbilgi, imza ve gönderene ilişkin ayrıntıları bağlayabilirsiniz. Bu metin, yukarıda bağlantılı olduğu gibi metin kimliğine sahip SO10 işlemi kullanılarak tanımlanır (örn. ADRS). Farklı şirket kodları için farklı bir ayar da belirtebilirsiniz. (Ayrıca yazdırma programının seçim parametrelerine verebileceğiniz iki haneli gönderici varyantı tanımlanabilir. Bu, aynı şirket kodu içinde farklı gönderici ayrıntılarını etkinleştirir.)
Adım 6) Yazışma için Sıralama Varyantlarını Tanımlayın
Yol: -SPRO> Finansal Muhasebe (Yeni)> Alacak Hesapları ve Borç Hesapları> Müşteri Hesapları> Satır Öğeleri> Yazışmalar> Yazışmalar için Ayarları Yap ve Kontrol Et> Yazışma için Sıralama Varyantlarını Tanımla
İşlem Kodu: - O7S4
Burada yazışma mektuplarının hangi sırada üretileceğini belirtebilirsiniz. Örneğin, birden fazla satıcı için hesap özeti oluşturuyorsanız, satıcılar bu sıraya göre sıralanır ve ardından mektup oluşturulur. Bu Sıralama Değişkeni, yazışma üreten yazdırma programının seçim ekranında verilebilir.
7. Adım) Karşılıklı Satır Öğeleri için Sıralama Varyantlarını Tanımlayın
Yol: -SPRO> Finansal Muhasebe (Yeni)> Alacak Hesapları ve Borç Hesapları> Müşteri Hesapları> Satır Öğeleri> Yazışmalar> Yazışma için Ayarları Yap ve Kontrol Et> Satır Öğeleri için Sıralama Varyantlarını Tanımla
İşlem Kodu: - O7S6
Burada, çeşitli satır öğelerinin bir yazışma harfinde hangi sırayla görüneceğini belirtebilirsiniz. Örneğin, bir satıcı hesap ekstresinin birden fazla faturası varsa, faturalar bu sıraya göre sıralanır ve ardından mektup oluşturulur.
Bu Sıralama Değişkeni, yazışma üreten yazdırma programının seçim ekranında verilebilir.
Yazışma Üretimi
Daha önce gösterildiği gibi, çağrı noktasını yapılandırırken de, yazışma aşağıdaki zamanlarda oluşturulabilir: -
- Belge girişi sırasında (örn. FB50, FB60, vb.)
- Ödemelerin gönderildiği sırada (örn. F-28, F-26, vb.)
- Belge görüntüleme veya değiştirme sırasında (örn. FB02, FB03, vb.)
- Hesap gösterimi sırasında (örn. FBL1N, FBL5N, vb.)
Yazışma, belirli bir belge için veya satıcı (lar) / müşteri (ler) hesabı için oluşturulabilir. Sonraki slaytlar, yazışmaların farklı yollarla üretilmesini ve basılmasını açıklayacaktır.
Yazışma Oluşturma (Yöntem A): -
Yazışmalar, belgeyi oluştururken, değiştirirken veya görüntülerken oluşturulabilir.
Bunun için Çevre> Yazışma'ya gidin ve ilgili yazışma türünü seçin, örneğin FB70 müşteri faturası oluşturmada aşağıdaki ekrana bakın : -
Benzer şekilde, FB02 / FB03 / FBl1N / FLB5N, vb. Gibi, işlemden belge görüntüleme / değişiklikten yazışmalar oluşturabilirsiniz.
Yazışma Üretimi (Yöntem B)
Mevcut muhasebe belgeleri için FB12 işlem kodunu kullanabilirsiniz .
Bundan sonra firma kodunu girdikten sonra yazışma türünü soracaktır. Yazışma Türü'nü seçin ve sizden belge numarasını / hesap numarasını girmenizi isteyecektir. vb. yazışma türü ayarına göre. Bundan sonra yazışma istenir.
Yazışma Üretimi (Yöntem C)
F.27 işleminden, satıcılar / müşteriler için yazışmaları (Hesap Özeti) oluşturabilirsiniz.
Burada "Ana Kayıttaki Gösterge", verilen değer müşteri / satıcı ana verileri> Şirket Kodu> Yazışmalarda verilen değerle eşleşmelidir.
"Bireysel İstek" onay kutusunu seçerseniz, aynı satıcı / müşteri birden fazla şirket kodunda satır kalemlerine sahipse, her şirket kodu için ayrı bir açıklama oluşturulur.
Yazışma Baskısı
Yazışma Baskısı (Yöntem A): -
Halihazırda oluşturulmuş ilgili yazışma tipini yazdırmak için F.61 işlem kodunu kullanın . Yürütme sırasında, sadece yazışmayı yazdıracaktır (E-posta / Faks vb. Yapılandırılmışsa, çıktı bu formatta üretilecektir)
Yazışma Baskısı (Yöntem B): -
İşlem itibaren F.64 , oluşturulan yazışmalar mektubu (biriktirme) görebilir ve yazdırabilirsiniz. (F.61'den farkı, F.64'te zaten oluşturulmuş yazışma talebi için diğer işlemleri de (silme, baskı önizleme vb.) Yapabilmenizdir.)
Oluşturulan biriktirme SP02 işleminden veya Sistem> Kendi Biriktirme isteğinden görülebilir ve yazdırılabilir .
E-posta Yoluyla Yazışma
Müşteri / satıcı ana> Genel Veriler> Adres Sekmesi> İletişim'deki ayarda e-posta adresini koruyun ve e-posta olarak iletişim yöntemini seçin.
Ayrıca e-posta kimliğini müşteri / satıcı ana> Şirket Kodu Verileri> Yazışma Sekmesinde de saklayın.
Daha sonra bu müşteri / satıcı için yazışma, baskı çıktısı yerine e-posta formatında üretilecektir (Bir sonraki slaytta verilen kullanıcı çıkışındaki iletişim yöntemini belirlemek için yapılan kullanıcı çıkış ayarı dikkate alınarak).
(Not: Benzer şekilde, standart iletişimi FAKS olarak seçerek ve Faks numarasını koruyarak Faks çıkışı için ayar yapabilirsiniz.)
Bu makale Manisha Singh tarafından hazırlanmıştır.