Proje Kapsam Yönetimi: PMP Eğitimi

Kapsam Yönetimi süreçleri, hangi işin yapılması gerektiğini belirler ve projenin yalnızca projeyi tamamlamak için bu işi içermesini sağlar.

Yöneticiler neden Proje Kapsam Yönetimine ihtiyaç duyar?

Proje kapsamı belirlenmeden projenin alacağı zaman veya maliyet tahmin edilemez.
Kapsam yönetimi, proje yaşam döngüsü boyunca projeyi değiştirebilecek unsurları ele almak için kontrol süreçleri oluşturur.
Büyüyen her kapsam ve asılsız gereksinim listesiyle bir projenin karşılaşabileceği zorluklardan kaçınmaya yardımcı olur.

Bu aşama her ikisini de içerir

Proje kapsamını yönetme
Ürün kapsamını yönetme

Proje Kapsam Yönetimi Süreci aşağıdaki faaliyetleri içerir.

İşlem	Proje Grubu	Anahtar kopyaları
Plan Kapsam Yönetimi	Planlama
Gereksinimleri Toplayın	Planlama	Gerekli belge
Kapsam Tanımla	Planlama	Proje kapsam beyanı
WBS oluştur	Planlama	ÇÇY dizini, ÇÇY
Kapsamı Doğrula	İzleme ve Kontrol	Kabul çıktıları
Kontrol Kapsamı	İzleme ve Kontrol	Değişiklik isteği

Tüm bu süreci aşağıda adım adım göreceğiz: -

Plan Kapsam Yönetimi

Kapsam Yönetimi planı, kapsamın nasıl tanımlanacağını, doğrulanacağını ve kontrol edileceğini belirleyecektir.

Birincil Girişler	Araçlar ve Teknikler	Birincil Çıktılar
Ön Proje Kapsam Beyanı
Proje tüzüğü	Toplantılar	Gereksinim yönetimi planları
Proje yönetim planı	Uzman Sürahi	Kapsam Yönetim Planları
Kurumsal çevresel faktörler
Örgütsel süreç varlıkları

Gereksinimleri Toplayın

Bu süreçte yöneticiler, paydaşlardan proje gereksinimlerinin toplanması için çeşitli teknikler ve araçlar kullanırlar. Bu aşama çok önemlidir ve doğru yapılırsa proje sırasında hata olasılığı minimum olacaktır.

Birincil Girişler	Araçlar ve Teknikler	Birincil Çıktılar
Proje Tüzüğü	Mülakatlar	Gereksinim belgeleri
Paydaş kaydı	Odak grupları	Gereksinim yönetim planı
	Grup yaratıcılık teknikleri	Gereksinim İzlenebilirlik Matrisi
	Kolaylaştırılmış atölyeler
	anketler ve Anketler
	Prototipler
	Gözlemler
	Grup karar verme teknikleri

Kapsam Süreci Tanımlama

Bu süreç, projenin nasıl ilerlemesi gerektiğini ve ne yapamayacağını açıkça gösterir. Bu süreçte destekleyici dokümanlar incelenerek projenin yolda kalması sağlanır. Ortaya çıkan kapsam, daha sonra paydaşların gereksinimlerini ve beklentilerini belirtecektir.

Birincil Girişler	Araçlar ve Teknikler	Birincil Çıktılar
Proje tüzüğü	Uzman Görüşü	Proje kapsam beyanı
Gereksinim belgeleri	Ürün analizi	Proje belgesi güncellemeleri
Örgütsel süreç varlıkları	Alternatif tanımlama
	Kolaylaştırılmış atölyeler

WBS Oluşturma (İş Kırılım Yapısı)

WBS, proje yöneticisinin ve ekibinin üst düzey proje çıktılarını iş paketleri adı verilen daha küçük, yönetilebilir iş birimlerine bölmesine olanak tanır.

Birincil Girişler	Araçlar ve Teknikler	Birincil Çıktılar
Proje kapsam beyanı	Ayrışma	WBS
Gereksinim belgeleri		WBS sözlüğü
Örgütsel süreç varlıkları		Kapsam taban çizgisi
		Proje belgesi güncellemeleri

Kapsamı Doğrula

Kapsam doğrulama süreci, müşterilerin kabulünü içerir. Müşterinin tüm proje çıktılarını resmi olarak kabul ettiği zamandır. Her aşamanın sonunda bu süreç gerçekleşir. Bu süreçte, müşteri yapılan iş hakkında geri bildirimde bulunur.

Birincil Girişler	Araçlar ve Teknikler	Birincil Çıktılar
Proje kapsam beyanı	Muayene	Teslim Edilecekler
Proje yönetim planı		Değişiklik isteği
Gereksinim İzlenebilirlik Matrisi		Proje belgesi güncellemeleri
Doğrulanmış çıktılar

Kapsam Kontrolü

Bu süreç veya aşama, proje durumunun izlenmesini ve kapsam değişikliklerinin yönetilmesini içerir. Bunun dışında, müşteri tarafından ek gereksinimlerin değerlendirilmesini veya proaktif olarak proje kapsamının gözden kaçırılmasını da içerir.

Birincil Girişler	Araçlar ve Teknikler	Birincil Çıktılar
Proje yönetim planı	Varyans analizi	İş performansı ölçümleri
Gereksinim belgeleri		Değişiklik istekleri
Gereksinim izlenebilirlik matrisi
Örgütsel süreç varlıkları
İş performansı bilgileri		Proje belgesi güncellemeleri

Kapsam Yönetimi için hatırlanması gereken kilit noktalar

Maliyet aşımını ve program fişlerini önlemek için kapsamın eksiksiz ve doğru olması gerekir.
Gereksiz çalışma ve kafa karışıklığını önlemek için kapsamın açıkça tanımlanması gerekir
Tasarım ve gereksinim hatalarından kaçınmak için kapsam belgesi tüm paydaşlarla paylaşılmalıdır.
Kapsam Yönetimi için iyi uygulama, kapsam belgesinin proje süresince değiştirilmeden kalması gerektiğidir.

Özet :

Kapsam yönetimi, kapsam planlama süreçlerinin geri kalanının nasıl yönetileceğini belirlemek için kullanılır.

Bu aşamanın temel yönü